Digitale Dokumente
... der Umwelt zu Liebe
Kennen Sie das Problem von überfüllten Aktenschränken und verlorenen Dokumenten? Mit unserer Digitalisierungslösung können Sie all Ihre Akten in elektronischer Form sicher und effizient verwalten. Sparen Sie Zeit und Platz, indem Sie auf papierlose Prozesse umsteigen. Unsere maßgeschneiderten Lösungen helfen Ihnen, Ihre Unterlagen zu strukturieren, leicht auffindbar zu machen und vor Verlust zu schützen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Akten zu digitalisieren und die Vorteile der modernen Technologie zu nutzen!
Digitalisieren Sie Ihr Archiv und maximieren Sie Ihre Effizienz!
​ "Möchten Sie Platz sparen, Ihre Arbeitsabläufe optimieren und den Zugriff auf wichtige Informationen erleichtern? Unser Digitalisierungsservice bietet die Lösung! Wir scannen Ihre Papierdokumente und verwandeln sie in durchsuchbare digitale Dateien. So haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Daten und können Zeit und Kosten sparen. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, Ihr Archiv zu digitalisieren und in die Zukunft zu starten!"
So einfach geht es..
Wir sind ihr persönlicher Ansprechpartner in Sachen Digitalisierung. Lassen Sie uns gemeinsam ihren Weg in die digitale Zukunft gehen. Wir sind für sie da, von Anfang an! Wir stehen ihnen zur Seite und unterstützen Sie bei ihren Plänen!
Ablauf
Terminvereinbarung
Telefonisch oder ein persönliches Gespräch
Ihre Zeit ist knapp bemessen? Schildern Sie uns kurz ihre Vision und wir machen ihnen ein individuelles Angebot basierend auf ihren Wünschen und Vorstellungen.
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Sie sind interessiert uns kennen zu lernen? Wir beantworten gerne ihre Fragen rund um unser Unternehmen und unsere Dienstleistung.
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P.S.: Sie finden uns auch auf Facebook und Instagram
Abholung/ Lieferung der physischen Daten
...wie sie es wünschen
Wir kümmern uns von Anfang an um die Sicherheit ihrer Dokumente. Sie werden bei Abholung in spezielle Kartons verpackt, beschriftet und sicher in unsere Produktionsstätte verbracht. Mit Abholung der Daten führen wir eine ständige Protokollierung darüber, wer mit den Daten arbeitet - ausschließlich geschulte Mitarbeiter nach den Regeln der DSGVO.
Verarbeitung der physischen Daten
Aufbereitung - Scannen mit OCR Texterkennung - Sortierung - Versand/ Archivierung
Ein gefüllter Leitz-Aktenordner besitzt im Schnitt 400 Seiten A4 Papier. Darunter befinden sich in der Regel mindestens 10 Dokumente mit Heftzwecken oder ähnlichem, die ein Scannen von Dokumenten erschwierigen. Wir bereiten diese Dokumente auf und nehmen ihnen diese lästige Arbeit ab. Im Anschluss werden die einzelnen Seiten digitalisiert und mit einer Texterkennung versehen, welche es dem Kunden ermöglicht im Nachgang eine digitale Recherche durchzuführen. Anschließend werden die digitalen Daten dem Kunden zur freien Verfügung gestellt. Wie dies passieren soll entscheidet der Kunde. Die übrig gebliebenen physischen Dokumente werden je nach Kundenwunsch archiviert, vernichtet, abgeholt oder versendet.
Vorteile der Digitalisierung
Warum wir?
Regionalität und persönliche Ansprechpartner
Als regionaler Dienstleister im Raum Zwickau/ Chemnitz bieten wir unseren Kunden eine Vielzahl von Vorteilen, die sie bei anderen Anbietern möglicherweise nicht finden. Hier sind einige Gründe, warum Kunden sich für uns entscheiden sollten:
1. Persönlicher Service: Als lokal ansässiges Unternehmen im Raum Zwickau/Chemnitz (Sachsen) legen wir großen Wert auf persönlichen Kontakt und individuelle Betreuung. Wir nehmen uns die Zeit, um die Bedürfnisse unserer Kunden zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.
2. Schnelle Reaktionszeiten: Dank unserer Nähe zu unseren Kunden können wir schnell auf Anfragen reagieren und flexibel auf ihre Bedürfnisse eingehen. Wir stehen ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
3. Vertrauenswürdige Partnerschaft: Durch unsere lokale Präsenz und unerbittliches Engagement haben wir uns einen Ruf als vertrauenswürdiger Partner in der Region erarbeitet. Unsere Kunden wissen, dass sie sich auf uns verlassen können, wenn es um ihre Dokumente geht.
4. Unterstützung der lokalen Wirtschaft: Indem Sie uns als regionalen Dienstleister wählen, unterstützen Sie auch die lokale Wirtschaft und tragen dazu bei, Arbeitsplätze in unserer Gemeinde zu erhalten. Wir sind stolz darauf, ein Teil der Region zu sein und unseren Beitrag zu ihrer Entwicklung zu leisten.
5. Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein: Als lokal verwurzeltes Unternehmen legen wir großen Wert auf Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Wir bemühen uns, unsere Dienstleistungen so ressourcenschonend wie möglich anzubieten und setzen auf umweltfreundliche Praktiken in unserem Geschäftsbetrieb.
Insgesamt bieten wir als regionaler Dienstleister eine persönliche, schnelle und vertrauenswürdige Alternative für Kunden, die Wert auf eine enge Zusammenarbeit und erstklassigen Service legen.
Sicherheit wird bei uns groß geschrieben
Die Sicherheit ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität!
Auf Grund dessen garantieren wir während des kompletten Scanprozesses und darüber hinaus, dass ihre Daten weder in die Hände dritter geraten noch verloren gehen. Alle Mitarbeiter unseres Unternehmens wurden hierzu speziell für den Umgang mit sensiblen Daten geschult. Ebenso werden unsere Systeme ständig auf dem aktuellsten Stand gehalten.
Ändern Sie ihren Blickwinkel
Vorteile einer Digitalisierung - für Sie!
Erhöhte Sicherheit
Erhöhen Sie die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen, indem Sie den Zugriff auf Dokumente personenbezogen einschränken. Mit anderen Worten: Mitarbeitende haben nur die Berechtigung, auf jene Dokumente zugreifen, die für Ihre Arbeit erforderlich sind. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dabei helfen, die Akten digital zu verwalten und den Zugriff auf Dokumente personenbezogen einzuschränken.
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Sicherlich können Sie auch Papierdokumente vertraulich behandeln. Gleiches gilt für E-Mails mit sensiblen Geschäftsinhalten. Allerdings ergeben sich hierdurch auch Nachteile: Die Verfügbarkeit der Informationen wird teilweise eingeschränkt:
Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub nicht arbeitet. Die berechtigte Vertretung kann im schlimmsten Fall nicht auf entscheidende Dokumente zugreifen. Anders sieht es aus, wenn die Dokumente digitalisiert und in einer digitalen Dokumentenverwaltung gespeichert werden. Dann kann die Vertretung sicher auf die Dokumente zugreifen und den letzten Arbeitsstand am Dokument nachvollziehen.
Mehr Flexibilität bei der Arbeit
Die Arbeitswelt findet sich im digitalen Wandel. Je nach Beruf genießen Mitarbeitende die Freiheit, Arbeitsort und -zeit flexibel gestalten zu können. Home-Office oder Geschäftsreisen sorgen dafür, dass die Arbeit nur eingeschränkt am Unternehmensstandort durchgeführt wird. Zeitgleich wird die Arbeit durch private Zeit unterbrochen, weil z.B. Arzttermine oder die Kinderbetreuung dazwischen kommen.
Wer seine Akten und Dokumente digitalisiert, ermöglicht es den Mitarbeitern, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Das wiederum führt zu einer besseren Work-Life-Balance bzw. zu einem besseren Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben. Die Flexibilität kann sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit auswirken. Von flexiblen Arbeitswelten profitieren daher sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.
Arbeitstätigkeiten werden effizienter
​90 Prozent der Zeit, die für ungeliebte Ablage- und Suchtätigkeiten anfällt, ist vermeidbar, wenn Unternehmen ihre Unterlagen digitalisieren. Damit werden u.a. die Vertriebseffizienz und Kundenbindung deutlich verbessert.
Transparenz und die Nachvollziehbarkeit von Tätigkeiten sind vor allem bei sensiblen Vorgängen entscheidend. Akten in Papierform geben jedoch keine Auskunft darüber, wer eine Unterlage zuletzt genutzt hat. Im schlimmsten Fall liegt diese sogar unauffindbar unter einem Papierberg begraben und der zuständige Mitarbeiter ist aufgrund von Krankheit zu Hause. Wenn Sie dennoch Auskunft und Nachvollziehbarkeit zu jedem Workflow und zu jeder Zeit für alle berechtigten Mitarbeiter anstreben, müssen Sie Ihre Dokumente digitalisieren.